ООО «Департамент аудита» - бухучет по всем правилам

Наступает весна и с ней желание навести порядок. Эффективную уборку в бухгалтерии как раз можно приурочить к этому времени. Как по-вашему правильно? Распихать все красиво по полкам и убрать со стола в ящики? Нет, все нужно делать по-другому. Нужно избавиться от ненужного и упорядочить оставшееся. Выбросить бухгалтерские документы сразу конечно же не получится, так как у них есть срок хранения. Как же навести порядок?

Сначала нужно разделить документы по контрагентам. Это удобно, так как при проведении камеральных и встречных проверок не нужно будет их долго искать. Легко будет провести акты сверок, если папки расположены по алфавиту и внутри каждой документы разделены по периодам. Так сразу видно, какие документы больше не понадобятся.

Для удобства папки в шкафу лучше хранить вертикально. Способ помещать документы один на другой очень неудобен. Если понадобится папка снизу, все остальные просто упадут. Очень символично и по-модному размещать папки по цвету. Фэн-шуй рекомендует, чтобы цвета шли от светлых тонов к темным. Считается, что так привлекается удача, да и вообще создается общее ощущение порядка. Если же все папки одинаковые, можно использовать систему наклеек.

Для срочных документов рекомендуется выделить лоток, который необходимо хранить на видном месте. Так вы не забудете про важные и срочные дела и сможете их контролировать. Чтобы поддерживать порядок, необходимо стремиться к ежедневному опустошению такого лотка.

Многие распечатывают электронные документы, так как привыкли, что все должно быть на бумаге. Их скапливается большое множество, которое тоже надо где-то хранить. Если они завизированы электронной подписью, распечатывать их необязательно.

После сортировки документов у вас останутся ненужные бумаги. Важно не убирать их в угол до лучших времен, а разобраться с ними сразу. Те, которые хранятся больше 10 лет сдайте в архив, которые меньше - уничтожьте.

Как сдать документы в архив? Они прошиваются в четыре прокола с твердой обложкой или переплетаются. Одно дело должно быть не толще 4 см и содержать не больше 250 листов. Листы нумеруют простым карандашом или специальным нумератором. Цифры ставятся в правом верхнем углу листа. Важно знать общие сроки хранения документов: бухгалтерских - 5 лет; налоговых - 4 года; кадровых - 50 лет (с 01.01.2003 г) и 75 лет (до 01.01.2003 г ); по страховым взносам - 6 лет.

Если ваша компания решила уничтожить какие-то документы, то директор должен выбрать комиссию из сотрудников, которая ежегодно будет отбирать документы, у которых закончился срок и уничтожать их. Если фирма сама их утилизирует, понадобится еще один акт.

ООО «Департамент аудита» занимается не только консультированием по бухгалтерскому учету и аудиту. Компания вносит гармонию в деятельность вашей фирмы с помощью особых приемов и советов по оптимизации документов, рабочего пространства и взаимоотношений внутри коллектива.